Organiser les fichiers

0:00 Je vais avoir besoin de toute votre attention car on va aborder des notions qui sont un petit peu, j'ai envie de dire, compliquées à suivre si on ne fait pas très attention. Ce n'est pas trop technique, mais on va aborder des notions de date d'ordre que si on ne fait pas attention, on peut passer à côté de quelque chose.

0:20 On va aborder tout de suite le thème du tri des fichiers, le tri des dossiers, comment s'organiser avec les fichiers et les dossiers. Vous écoutez Mancast Info, s'informer sur le high-tech, open source, sécurité et logiciel.

0:40 Il est très difficile de redonner ces fichiers sur son disque dur ou sur sa clé USB, enfin sur son espace de stockage. Quand nous avons un ou deux fichiers, à la limite on met tout ça dans un dossier et on peut s'y retrouver facilement. Lorsqu'on a des milliers et des milliers de documents, ça devient plus compliqué. On va prendre l'exemple simple, quoique rien n'est jamais simple en informatique, d'une photo.

1:01 Une photo, lorsqu'elle est générée par un appareil photo, elle a un nom un petit peu barbare, un petit peu technique. A y regarder de plus près, elle peut commencer par DSCN et un numéro magique. Généralement, c'est un numéro d'ordre, c'est le numéro de prise de vue effectué par votre appareil. Sur certains autres appareils, comme les smartphones, le nom du fichier est un espèce de horodatage de la prise de vue.

1:24 On peut y voir en premier lieu l'année de la prise de vue sur 4 digits, ensuite le mois sur 2 digits, le jour sur encore 2 digits et bien sûr les heures, minutes et secondes. Déjà là, on touche une notion importante. Lorsqu'on veut horodater l'affichier, on ne va pas mettre jour, mois, année car l'informatique est bête et va essayer de trier par ordre de date.

1:46 Mais pas date comme on l'entend, date numérique. C'est-à-dire que si je mets toutes les photos du jour de l'an, je tag 0101 2019 et qu'après j'ai mon anniversaire le 1er mai, donc 0105 2019. Et après j'ai la fête, on va prendre quoi ? On va prendre pendant les vacances, c'était le 21 février 2019. Ça va être dans cet ordre, ça va être complètement décousu.

2:09 Que si je fais l'inverse, si je commence par la date, tout ce qui va commencer par 2019 va s'afficher en premier. Ensuite, le 01 pour janvier va s'afficher et ensuite ça va être trié par date du jour. Donc on comprend bien qu'on veut horodater un fichier, on va toujours commencer par l'année, le mois et le jour. C'est bien, mais ça, ça ne fait qu'une espèce de tri.

2:28 Il nous manque des éléments. Si on a des milliers et des milliers de photos dans un même document, d'une part ça va être très long pour tout afficher. Et d'autre part, on va avoir du mal à aller consulter les photos qui sont tout en bas. Donc on va essayer de découper ça en dossier. La règle veut qu'aujourd'hui, on ne dépasse pas le nombre magique de 1024 fichiers par dossier.

2:47 Donc dans un dossier, essayer de conserver cette règle ne dépassait pas le nombre 1024 de fichiers ou dossiers d'ailleurs confondus. Donc toutes les photos de 2019, on va les mettre dans un dossier 2019. Puis toutes celles de janvier, après on va créer un autre sous-dossier qui va être janvier. On va tous les mettre en janvier, etc.

3:03 Ce qui fait que ça va répartir la recharge entre plusieurs dossiers. Et puis si je veux toutes les photos de janvier, je n'ai plus qu'un dossier à sélectionner. Et je n'ai pas besoin de faire une sélection complètement tordue. Mais on a déjà un début de classement. Ce qui va nous manquer, ça va être un classement avec, je veux toutes les photos du jour de l'an.

3:21 Vous allez me dire, c'est simple. Tu n'as qu'à aller dans toutes les années. Et puis sélectionner le dossier de janvier. Et puis après sélectionner le jour de 01. Donc il faut que j'aille dans le dossier 2019, 2018, 2017. Que j'aille dans les mois de janvier, donc 01. Et ensuite, il faut que j'aille encore dans 01. Un peu compliqué.

3:34 Ok, donc il va y avoir des notions complémentaires par rapport au fichier en lui-même. Je pourrais mettre dans le nom de la photo, donc la date, l'heure de prise de vue et le thème, jour de l'an. Donc je n'aurai plus qu'à faire une recherche sur jour de l'an. Et ça me sortira toutes les photos de tous les jours de l'an.

3:48 Oui, mais sur la photo, tiens, j'ai mon cousin là. Et puis là, sur l'autre photo, j'ai ma cousine. Et là, j'ai ma femme. Et puis là, c'est une photo de groupe. Je pourrais rajouter ces éléments dans le titre de l'image. Si je veux toutes les photos de ma cousine, j'aurai plus qu'à marquer cousine dans le moteur de recherche.

4:01 Et j'aurai toutes les photos de ma cousine. Oui, mais c'est compliqué. Dans le nom, dans le titre de la photo, je vais avoir la date, le thème, les personnes présentes, pourquoi pas le lieu, et d'autres infos. Par exemple, photos de nuit, photos avec flou artistique, etc. On va avoir du mal à gérer toutes les informations dans simplement un titre.

4:18 Là, il y a une nouvelle notion qui apparaît. C'est par rapport au fichier principal. On veut rajouter des informations complémentaires pour pouvoir les classer. et surtout, retrouver des informations précises. On va générer ce qu'on appelle de la métadonnée. C'est-à-dire, ce sont des données complémentaires qui vont agrémenter le fichier principal.

4:35 Ces métadonnées peuvent être intégrées dans le fichier en lui-même. C'est par exemple des informations EXIF à une photo, ou un fichier à côté, un descripteur à la limite, qui pourrait ressembler à un fichier XML. Ces informations seront ensuite exploitées par un moteur pour pouvoir y faire du traitement. Je reviens à mes photos.

4:53 J'ai des photos avec ma cousine, avec ma femme, pour le jour de l'an, pour les anniversaires, etc. et qui sont au redaté. Je vais compléter les métadonnées. Donc, je vais rajouter des informations à côté qui ne seront pas dans le titre de la photo. La titre, en fait, le nom de la photo, ça va être un espèce de nom technique.

5:10 Et puis, on va s'arrêter là. Et toutes les informations complémentaires, le lieu, le thème, les personnes présentes, je ne sais pas quoi d'autre, vont être complétées dans des informations de métadonnées. Ces informations métadonnées vont pouvoir être exploitées par des outils standards comme Google Photos ou, pourquoi pas, des logiciels de gestion de photos comme sous Linux Digicam.

5:34 D'une simple photo qu'on avait, on voit qu'il y a une importance à bien ordonner ces informations. Si demain, on me réclame toutes les photos de mon neveu depuis 10 ans, je serai capable, grâce à ces métadonnées, de dire, voilà, je veux les photos de mon neveu et puis borner avec une date de début, une date de fin. Donc, au moment de prendre la photo, au moment où je vais la stocker, cette photo, je vais être obligé de rajouter des informations complémentaires.

5:58 Et oui, tout n'est pas encore intelligence. Je vais devoir rajouter des informations complémentaires qui vont permettre après d'exploiter ces informations pour faire des recherches, pour faire du tri, pour faire des sélections. Attention à bien choisir son outil qui va gérer les métadonnées. Pour les photos, fut un temps, il y avait Picasa qui était très fort.

6:16 Picasa s'appuyait sur la connaissance faciale. Il suffisait de taguer 2-3 photos avec le nom d'une même personne et Picasa était capable de détecter cette même personne sur les autres photos. Ce qui permettait d'avoir le tag, enfin le nom de cette personne, associé à plein de photos. Donc, une fois que je voulais avoir les photos de mon neveu, il suffisait de remettre son prénom et Picasa me ressortait toutes les photos.

6:36 Depuis, Picasa n'existe plus en tant que programme tel quel. Pour pouvoir utiliser Picasa, il faudrait pousser les photos sur le web. Et ce n'est pas le sujet de cette conversation. Donc, je me suis rabattu sur une autre solution sous Linux qui s'appelle Digicam. Il n'y a pas la reconnaissance de photos, mais il permet de faire de l'agrément, de rajouter des métadonnées et de faire des recherches après sur ces données.

7:00 Donc, on voit que pour pouvoir gérer mes photos, je sais les classer dans des dossiers, je sais répartir la charge dans des dossiers. Humainement, c'est un traitement par rapport à des dates que je fais. Il n'y a pas de notion de lieu, de date, pardon, de lieu, de personne, etc. Mais uniquement de date. Et je m'appuie sur d'autres solutions qui vont gérer des données complémentaires qui sont associées aux photos.

7:24 Il va falloir trouver le même système pour les textes, les documents connexes. Les PDF, par exemple. Les factures que vous recevez. Il faut les trier par quoi ? Par exemple, les factures de cantine de mes enfants. Les factures, je pourrais les mettre dans École des enfants. Oui, mais celui qui édite les factures, c'est la commune.

7:43 Donc, la facture, je la mets dans le dossier de ma commune ou dans l'école, dans le dossier École de l'enfant. Et quand je règle, je le règle au Trésor public. Donc, le reçu est édité par le Trésor public. Ce reçu, je le mets où ? Dans École, dans Mairie ou dans Trésor public ? Donc, pareil. Il va falloir que je classe ces fichiers que j'en sois, ces PDF.

8:03 Il va falloir que je trouve une méthode pour pouvoir les mettre dans des dossiers, sous-dossiers, etc. Et il va falloir que j'y associe des métadonnées pour avoir des informations complémentaires. Donc, pour une simple facture, dans l'idéal, cette facture va être associée à l'école et à la mairie et également au Trésor public parce que le paiement aurait été fait au Trésor public.

8:21 Et puis, potentiellement, à mon fils parce que c'est une facture associée à ces prises de repas à la cantine. Donc, le simple fait de classer un document, il y a plein de notions qui en découlent. Donc, il faut arriver à tout ordonner ça de manière correcte. On ne peut pas tout mettre dans un titre. On ne peut pas tout mettre dans un nom de fichier, dans un nom de dossier.

8:41 On est obligé de s'appuyer également sur des moteurs de recherche et sur des moteurs de gestion de métadonnées. L'épisode est un petit peu long. J'espère que je ne vous ai pas trop embrouillé. Je l'ai fait un petit peu à l'arrache, comme ça, comme les idées me venaient. Ce n'était pas bien structuré. Mais j'espère que ça vous a donné une première notion de ce que c'est l'archivage et le tri des documents.

9:01 Pas tout déposé sur le bureau, pas tout déposé dans mes documents. Si vous avez des idées de tri, si vous avez, vous, déjà une méthode bien précise, n'hésitez pas à me faire un retour sur mon compte Twitter jisaitdownerscorefr et pourquoi pas dans les commentaires de cet épisode. Je vous remercie et je vous dis à la prochaine.

9:18 Bye bye. C'était Soïe pour vous servir. S'informer sur le high-tech, open source, sécurité et logiciel.